Email tên miền đóng vai trò quan trọng cho mỗi doanh nghiệp nó như là một định danh của một tổ chức để khách hàng khi giao tiếp với nhân viên qua email đó họ tin chắc rằng đây là nhân viên tổ chức của bạn.

Email tên miền là gì?

Thực ra, một email nào cũng cần có một tên miền của riêng nó, ví dụ như bạn đang sử dụng các email miễn phí email@gmail.com, email@outlook.com... thì gmail.com, outlook.com là các tên miền. Ở đây khái niệm "Email theo tên miền" là muốn nhắc tới email sử dụng tên miền của bạn hoặc của tổ bạn. VD you@yourCompany.com, info@tenmiencuaban.vn.... 

Và nếu như các email miễn phí hiện nay như gmail.com, outlook.com... thì ai cũng có thể đăng ký một tài khoản còn email theo tên miền thì chỉ tổ chức hoặc cá nhân sở hữu tên miền đó mới tạo ra các email cho mình và hoàn toàn quản lý chúng như tạo mới, xóa, thay đổi mật khẩu, cấp dung lượng....

Dịch vụ email tên miền (Mail Hosting) là đăng ký một gói dịch vụ email được chia sẽ trên máy chủ mail (Mail Server) do bên nhà cung cấp dịch vụ cấp. 

Sử dụng email tên miền giúp nâng cao uy tín và sự chuyên nghiệp cho tổ chức của bạn

Khi đăng ký email cho tên miền cần lưu ý gì?

Khi lựa chọn gói email cho tên miền của bạn, có một số lưu ý quan trọng bạn nên xem xét để đảm bảo rằng bạn có một dịch vụ email phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

1. Dung lượng lưu trữ: Đảm bảo rằng gói email bạn chọn cung cấp đủ dung lượng lưu trữ cho tất cả các email của bạn. Dung lượng này phải đủ lớn để lưu trữ tất cả các email và tệp đính kèm của bạn mà không gặp tình trạng quá tải.

2. Số lượng tài khoản: Xác định số lượng tài khoản email bạn cần cho tên miền của bạn. Điều này phụ thuộc vào quy mô của tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn. Hãy đảm bảo gói email cho phép bạn tạo đủ tài khoản cần thiết.

3. Tích hợp với tên miền: Đảm bảo rằng dịch vụ email hỗ trợ tích hợp với tên miền của bạn. Bạn cần có khả năng tạo và quản lý email với tên miền riêng của bạn (ví dụ: email1@tenmiencuaban.com, email2@tenmiencuaban.com....)

4. Bảo mật và chứng nhận: Kiểm tra tính năng bảo mật của dịch vụ email, chẳng hạn như mã hóa SSL/TLS và chứng nhận. Điều này đảm bảo rằng thông tin gửi và nhận qua email được bảo vệ.

5. Phần mềm và ứng dụng hỗ trợ: Xem xét khả năng tích hợp và hỗ trợ của dịch vụ email với các ứng dụng email phổ biến (ví dụ: Outlook, Thunderbird) và thiết bị di động.

6. Quyền kiểm soát và quản lý: Đảm bảo bạn có quyền kiểm soát và quản lý tài khoản email của mình một cách dễ dàng. Điều này bao gồm việc tạo, xóa và quản lý tài khoản người dùng, quản lý danh bạ, và có khả năng tùy chỉnh cài đặt bảo mật.

7. Hỗ trợ kỹ thuật: Kiểm tra tính năng hỗ trợ kỹ thuật của dịch vụ. Đảm bảo có sẵn hỗ trợ nếu bạn gặp vấn đề hoặc cần sự giúp đỡ.

8. Phí và chi phí: So sánh giá cả của các gói email khác nhau. Điều này bao gồm cả các chi phí liên quan đến tên miền, lưu trữ email và các tính năng bổ sung.

9. Chính sách hủy và di chuyển: Đọc kỹ các chính sách hủy và di chuyển. Điều này quan trọng để bạn có thể dễ dàng thay đổi dịch vụ email nếu cần thiết mà không gặp khó khăn.

10. Đánh giá và đánh giá của người dùng khác: Tìm hiểu về đánh giá và phản hồi từ người dùng khác về dịch vụ email mà bạn đang xem xét. Điều này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về chất lượng và hiệu suất của dịch vụ.

Nhớ xem xét cẩn thận trước khi đưa ra quyết định lựa chọn gói email cho tên miền của bạn, vì việc chọn sai có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn.

Khi đăng ký email tên miền bạn cần làm gì?

Bước 1: Chọn tên miền sử dụng:

Đầu tiên bạn cần có 1 tên miền của riêng mình, nếu chưa có tên miền có thể chọn và đăng ký tên miền trước.

Bước 2: Lựa chọn gói email tên miền phù hợp

Việc lựa chọn bạn lưu ý các thông tin như trình bày ở trên, trong đó cần lưu ý:

Số người dùng, các email cần được khởi tạo: VD cskh@tenmien.com, banhang@tenmien.com, nv1@tenmien.com, nv2@tenmien.com: 4 tài khoản email ).

Tổng dung lượng cho toàn bộ tài khoản email (Mỗi email sau này sẽ được cấp dung lượng riêng, có thể cấp nhiều cho email hay sử dụng và cấp ít cho những email ít sử dụng hơn)

Xem báo giá và thông tin các gói email cho tên miền 

Bước 3: Cập nhật các bản ghi email cho tên miền

Sau khi đăng ký email thành công, dịch vụ cung cấp email tên miền sẽ thường sẽ cung cấp cho bạn các thông sau sau:

3.1. Thông tin đăng nhập quản lý gói email

Thông tin đăng nhập để quản lý email (Tạo mới/Xóa/Cập nhật/Cấp quyền hoặc dung lượng).

VD: mailer.server01.com

Tên đăng nhập: admin@tenmien.com

Mật khẩu: xxxxxxx

3.2. Đường dẫn đăng nhập webmail

Dạng webmail.tenmien.com

3.3. Thông tin các bản ghi DNS của máy chủ email (Mail Server)

Sau khi tiếp nhận thông tin bạn tiến hành cập nhật các bản ghi DNS cho tên miền mà bên cung cấp dịch vụ gửi cho bạn

Bước 4: Tạo và quản lý các tài khoản email:

Tiến hành đăng nhập vào trang quản lý email (3.1) để tạo các email cần dùng

Sử dụng webmail (mục 3.2) để đọc và gửi mail bằng webmail (VD: webmail.tenmien.com) bằng trình duyệt web hoặc cài đặt trên các ứng dụng quản lý mail như outlook, trên điện thoại, máy tính bảng...

Cần tư vấn, hướng dẫn cài đặt, sử dụng email cho tên miền có thể liên hệ với nhân viên qua website này (hoàn toàn miễn phí)

Chúc các bạn thành công!